1. AMAÇ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesine istinaden, kişisel verilerin işlenme süreçleri, üçüncü kişilere aktarılması, toplanma yöntemleri, hukuki sebepleri ve KVKK’nın 11. maddesinde yer alan hakları konularında; TGS Yer Hizmetleri Anonim Şirketi’nin (“Veri Sorumlusu”) ilgili kişileri bilgilendirme yükümlülüğü bulunmaktadır.
Yine, KVKK’nın 6. Maddesine istinaden, kişisel verilerin birtakım faaliyetlerde işlenmesi için, ilgili kişilerin açık rızasının bulunması gerekmektedir.
İşbu İnternet Sitesi Hizmet Talep Formuna Yönelik Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Formu (“Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Formu”), ilgili kişilerin kişisel verilerinin iletişim süreçlerinde işlenmesiyle ilgili olarak bilgilendirilmesi ve gerekliyse açık rıza beyanlarının alınması amacıyla hazırlanmıştır.
2. KAPSAM
Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Formu, internet sitesinde (erişim: …………………..) yer alan hizmet talep formunun ilgili kişi tarafından doldurulması durumunda ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenme süreçlerini kapsamaktadır.
3. DAYANAK
Aydınlatma Metni ve Açık Rıza Formu’nun dayanağı KVKK’nın 5, 6, 8, 9 ve 10. Maddeleridir.
Kişisel verilerin ilgili kişinin açık rızası bulunmaksızın işlenmesi yasaktır (“m.5/1”). Ancak kanunlarda açıkça öngörülmesi (“m.5/2-a”), fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması (“m.5/2-b”), bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (“m.5/2-c”), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (“m.5/2-ç”), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (“m.5/2-e”) veya ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (“m.5/2-f) hallerinde ilgili kişinin açık rızasına başvurulmaz.
Özel nitelikli kişisel verilerin de ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır (“m. 6/2”). Ancak sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir (“m. 6/3”). Sağlığa ilişkin bilgiler, özel nitelikli kişisel veridir (“m. 6/1”).
Kişisel verilerin yurt içinde aktarılması açısından KVKK’nın 5 ve 6. Maddeleri aynen geçerlidir. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması açısından ise KVKK’nın 9. Maddesi gereğince ilgili kişinin açık rızası gerekmektedir.
4. SORUMLULUKLAR
İşbu formun uygulama sorumluluğu Pazarlama ve Anlaşmalar Müdürlüğü’ne aittir
5. TANIMLAR
KVKK, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.
Veri Sorumlusu, kişisel kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
6. AYDINLATMA METNİ
6.1.Kişisel Verilerin İşlenme Faaliyetleri, Amaçları, Aktarım Detayları, Toplanma Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
| İşlenilen kişisel veriler | İstek tipi, haberdar olma kanalı, şirket adı, irtibat kişisinin adı, telefon numarası, e-posta adresi, uçuş bilgisi (uçak tipi, MTOW, uçuş kategorisi, uçak kaydı, uçuş numarası, çağrı işareti, kalkış yeri, varış yeri, varış tarihi, kalkış tarihi, servis tipi, ekipman bilgisi, kargo bilgisi, kargo alıcısının adı ve telefon numarası, yolcu sayısı, kaptanın adı, talep edilen hizmet detayları), finans bilgisi (fatura bilgisi, ödeme şekli) |
| Veri işleme amacı | Talep / şikayet yönetimi süreçlerinin yürütülmesi
İletişim süreçlerinin yürütülmesi
Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
|
| Veri işleme hukuki sebebi | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e)
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f)
Özel nitelikli kişisel verilerin iletişim sebebiyle bağlantılı olmadığı sürece ve ayrıca talep edilmediği sürece tarafımıza iletilmemesi gerekir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası ile işlenebilir ve aktarılabilir. Eğer iletişim formunda ilgili kişi tarafından özel nitelikli kişisel verilere yer verildi ise ilgili kişinin açık rızasının bulunduğu kabul edilir. |
| Veri toplama yöntemi | Form dolduran kişinin kendisinden internet sitesinde yer alan hizmet talep formu aracılığıyla |
| Veri aktarılan yer | Normal şartlarda aktarılmamakla birlikte; hizmet talep formunda yer alan talebin, şikayetin, önerinin veya iletişim sebebinin çözümlenebilmesi için veya yasal yükümlülükler gereği aktarım yapılması gerekiyor ise üçüncü kişiler (havalimanı otoritesi, havayolu firması, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk kişileri, veli/vasi/temsilci gibi) |
| Veri aktarma amacı | İletişim süreçlerinin yürütülmesi, talep / şikayet süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi |
| Veri aktarmanın açık rızaya tabi olup olmadığı | Formda yer alan kişisel verilerin yukarıda belirtilen amaçlarla yurt içindeki üçüncü kişilere aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabi değildir. Ancak yurt dışına aktarım ilgili kişinin açık rızasına tabidir. Bunların dışında, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi veya aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabidir. İlgili kişinin yurt dışında bulunması veya iletişimin yurt dışı aktarımını gerektirmesi halinde (örneğin yurt dışı sunuculu e-posta adresi kullanılması, iletişimin yurt dışında kurulu havayolu firmasıyla paylaşım yapılmayı gerektirmesi gibi) ilgili kişinin veri aktarımına açık rıza gösterdiği kabul edilir. |
6.2.İlgili Kişinin Hakları
İlgili kişinin hakları KVKK’nın 11. maddesinde sayılmıştır. Bu haklar, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun bir şekilde tarafımıza iletilebilir.
6.3.Veri Sorumlusunun Kimliği
TGS Yer Hizmetleri Anonim Şirketi. Kayıtlı adres: Yeşilköy Mahallesi, Atatürk
Caddesi, No:10 / 2 / 235 Bakırköy / İSTANBUL.
Telefon numarası: +90 212 463 36 36. E-posta adresi: kvkkbasvuru@tgs.aero
6.4. AÇIK RIZA
6.4.1. Açık Rızaya Tabi Faaliyet ile Açık Rızanın Neden İstendiği:
6.4.1.1.Özel nitelikli kişisel verilerin iletişim süreçlerinde işlenmesi, ilgili kişinin açık rızasına tabidir.
6.4.1.2.Özel nitelikli kişisel verilerin iletişim süreçlerinde diğer üçüncü kişilere aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabidir.
6.4.1.3.Özel nitelikli olsun veya olmasın, kişisel verilerin iletişim süreçlerinde yurt dışına aktarılması, ilgili kişinin açık rızasına tabidir.
6.4.2. Açık Rızanın Nasıl Beyan Edileceği
Açık rıza herhangi bir şekil şartına bağlı değildir. Sözlü veya yazılı olarak açık rıza gösterilebilir.
İlgili kişinin formda özel nitelikli kişisel verilerine yer vermesi, yurt dışı sunuculu e-posta adresi kullanması veya iletişimin yurt dışında kurulu üçüncü kişiye aktarım gerektirmesi halinde ilgili kişinin açık rızasının bulunduğu kabul edilir. Bu nedenle, eğer ilgili kişi açık rıza göstermiyor ise, iletişim formunda özel nitelikli kişisel verilere yer vermemeli, yurt dışı sunuculu e-posta adresi kullanmamalı veya iletişim sebebi yurt dışında kurulu üçüncü kişiye kişisel veri aktarılmasını gerektirmemelidir.
6.5. ÜÇÜNCÜ KİŞİ BİLGİLERİNİN İŞLENMESİ
6.5.1. Üçüncü kişilere ait kişisel veriler hizmet talep formunu dolduran kişi aracılığıyla tarafımıza iletilmeden önce, üçüncü kişiler hizmet talep formunu dolduran kişi tarafından bilgilendirilmeli ve gerekliyse açık rızaları alınmalıdır. Hizmet talep formunda kişisel verisi yer alan üçüncü kişilerin, hizmet talep formunu dolduran kişi tarafından bilgilendirildiği ve gerekliyse açık rızalarının alındığı kabul edilir.
7. İLGİLİ DOKÜMANLAR
7.1. HKK.PRS01 Veri Sorumlusuna Başvuru Prosedürü
8. İLGİLİ FORMALAR
8.1. HKK.FRM01 Veri Sorumlusuna Başvuru Formu
9. DAĞITIM YERLERİ
9.1. Tüm Müdürlükler
10. KALİTE KAYITLARI AÇISINDAN SAKLAMA KOŞULLARI
10.1. Güncel dokümanlar ve eski tüm güncellemeler, elektronik ortamda süresiz olarak saklanır. Aynı zamanda orijinal ve ıslak imzalı doküman da baskılı olarak Kalite ve Yönetim Sistemleri Müdürlüğü’nde saklanır.
10.2. Kalite ve Yönetim Sistemleri Müdürlüğü tarafından kullanılan elektronik ortamın haftalık olarak Bilişim Teknolojileri Donanım Müdürlüğü tarafından yedeği alınır.
